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Etapa de Control en Administracion

Etapa de Control en Administracion


CONCEPTO DE CONTROLEditar

El concepto de Control puede ser muy general y empleársele como punto central para el Sistema Administrativo. Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser, constituida de manera que proporcione un medio para el control de las actividades.

La palabra "Control" tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:

• Verificar.

• Regular.

• Comparar con una norma.

• Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar).

• Limitar o restringir.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. , por lo que éste concepto sobre control me parece el más indicado y acertado sobre lo que engloba el control.

El control tiene como finalidad y/o propósito el señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. 

Éste ensayo está constituido por diversas teorías de diversos autores, por lo que tocaremos diversos puntos y se comentaran las teorías de cada autor mencionado en este ensayo.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración. 

CONCEPTO DE CONTROL POR DIVERSOS AUTORES:

Elementos
Burt K. Scanlan
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Elementos del conceptoEditar

Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación.

Medición.  Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

Importancia del ControlEditar

Vision
  • Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.
  • Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
  • Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
  •  Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.


Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.


Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

En el link muestra un video de la importancia de el "Control" lo explica de una manera sencilla y atractiva.

www.youtube.com/watch?v=MKc_0TjExeo

Principios del Control Editar

1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente.

2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 

3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

CONTROL Principios de la Administración

CONTROL Principios de la Administración

Etapas del Control Editar

Establecimiento de estándares

Investigacion
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos de la organización.

FASES PARA UN CONTROL CORRECTO:

Existe un conjunto de fases, a través de los cuales, se establece un mecanismo para la puesta en práctica del control, pudiendo resumirse en las etapas siguientes:

a) Implantación de normas o estándares para control: El establecimiento de normas, proporciona la base sobre la cual se mide el desempeño real o esperado.

b) Medir y juzgar lo que se ha realizado: se refiere a un solo concepto, "Mostrar lo que se ha logrado". Esto es importante porque proporciona la verdadera información objetiva, que posteriormente se compara con la norma establecida.

c) Comparar lo realizado contra las normas y definir las diferencias, si las hay: consiste en comparar este funcionamiento con la norma o base con esto se evalúa el funcionamiento, cuando exista alguna diferencia entre ambos, suele requerirse criterio para establecer la importancia de la diferencia.

d) Corregir las desviaciones, poniendo el remedio adecuado: Puede considerarse como el hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas, o que se hagan esfuerzos para que los resultados sean de acuerdo con lo esperado.

Medición de resultados Editar

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.  Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo tanto la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la  información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable  (exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con  unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales adecuados de comunicación.

Maximiza
Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario
comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

Corrección  La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar la desviaciones en relación con los estándares.  El tomar acción correctiva es una función de carácter ejecutivo, no obstante  antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un  síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación.

Retroalimentación   Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a través del proceso de  retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo  al correr del tiempo.  De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se  retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control Editar

Antes de establecer un sistema de control se requiere: 

  • Contar con objetivos y estándares que sean estables.
  • Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
  • Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
  • Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos. 

Características del ControlEditar

El control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos y por ello debe reunir ciertas características para ser efectivo.

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia, la función de control no puede suplir una organización precaria.

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Oportunidad.
Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las
desviaciones, lo ideal es que las descubra antes de que se produzcan pues el control es será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.

Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas alas que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas crean confusiones. 

Ubicación estratégica. Es imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.



El estándar podemos definirlo de la siguiente manera:


Es una especia de medida mediante la cual nos permitirá establecer un modelo o guía que nos ayudará como base en el cual se efectuará el control.

También es representativo del estado de ejecución deseable. Deberá abarcar todas las funciones básicas y áreas que son claves para los resultados.

Enfoques de control:

Son tres los más destacados;

De mercado., son mecanismos externos como los precios de la competencia.

Burocrática., tiene jerarquías como puestos perfectamente definidos, para cumplimiento de estándares.

Del clan., se refiere al comportamiento, actitud del empleado.

El eslabón planeación control

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(Pedro Acevedo Romo)
























Control de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias, constituye el resumen de la gestión de una empresa a lo largo de un ejercicio económico.

El trabajo fundamental para el auditor se hace en conexión con las pruebas de las respectivas cuentas del balance: ventas con cuentas a cobrar, compras con cuentas a pagar, amortizaciones con inmovilizado, etc.


 

 

 

 


La cuenta de pérdidas y ganancias. Delimita la actividad bancaria y analizadas las características de las operaciones, así como su proceso contable básico, permite estudiar los componentes de la cuenta de pérdidas y ganancias de la banca. Pues la cuenta de pérdidas y ganancias, al expresar la formación del resultado periódico, viene a cumplir los siguientes objetivos:


-          Permite delimitar entre capital invertido (fondo) y la renta o utilidad generada en el período (flujo).


-          Mide la eficiencia en la asignación de los recursos por parte de los administradores, así como de la rentabilidad de la inversión para los accionistas, Tradicionalmente se relaciona la información sobre el resultado empresarial con el control de gestión.


-          Puede poseer un importante carácter predictivo respecto a la evolución futura de la empresa y su valor.


-          A pesar de las limitaciones del modelo normalizado, si no se dispone de contabilidad analítica, constituirá base importante para la adopción de decisiones gerenciales; siendo por otro lado referencia inicial a nivel agregado de los gastos según naturaleza base de la contabilidad de costes.


Por otro lado, el foco primario de los informes financieros es la información sobre los cambios en la empresa a través de la media de las ganancias y sus componentes. (3)


La cuenta de pérdidas y ganancias (o de resultados) resume el desempeño financiero durante un período, generalmente un año. Algunas empresas la calculan tres veces al año para comprobar si están alcanzando el objetivo el objetivo de ventas y beneficios. Este documento incluye los ingresos provenientes de todas las fuentes y resta los gastos. La última línea contiene el ingreso neto –beneficio o pérdida- del período. (4)


Objetivos del control interno.


Básicamente, los objetivos descritos para el control interno de las cuentas de balance relacionados, son los que se aplicarían a las cuentas de pérdidas y ganancias.


Personal.


En cuanto a la organización será precisa:


Una adecuada segregación de funciones en cuanto a la contratación, confección de nóminas y pago.


Todas las variaciones en los sueldos deben autorizadas por persona responsable y documentales.


El proceso de administración de riesgos. El objetivo de la administración de riesgos puede expresarse en dos sentidos:


1)    Asegurarse de que una institución o inversionista no sufra pérdidas económicas no sufra pérdidas económicas inaceptables (no tolerables).


2)    Mejorar el desempeño financiero de dicho agente económico, tomando en cuenta el rendimiento ajustado por riesgo.


Lo anterior se logra entiendo los riesgos que toma la institución, midiendo dichos riesgos, estableciendo controles de riesgo y comunicado dichos riesgos a los órganos colegiados correspondientes (comité de riesgos o consejo de administración).


El proceso de la administración de riesgos implica, en primer lugar, la identificación de riesgos, en segundo su cuantificación y control mediante el establecimiento de límites de tolerancia al riesgo y, finalmente, la modificación de dichos riesgos a través de disminuir la exposición al riesgo o de instrumentar una cobertura. Se muestra esquemáticamente este proceso:


Tarea 17

 

 

 














Para lograr una efectiva identificación de riesgos es necesario considerar las diferentes naturalezas de riesgos que se presentan en una transacción. Los riesgos de mercado se asocian a la volatilidad, estructura de correlaciones y liquidez, pero éstos no se pueden estar separados de otros, como riesgos operativos (riesgos de modelo, fallas humanistas o sistemas) o riesgos de crédito (incumplimiento de contrapartes, riesgos en la custodia de valores, en la liquidación, en el degradamiento de la calificación crediticia de algún instrumento o problemas con el colateral o garantías).

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Cuadro 17



















En el siguiente diagrama se muestra la función de cuantificación del riesgo de mercado: por una parte se debe contar con los precios y tasas de interés de mercado para la evaluación de los instrumentos y, por otra, cuantificar las volatilidades y correlaciones que permitan obtener el valor en riesgo por instrumento, por grupo de instrumentos y la exposición de riesgo global.

Cuadro
















Las instituciones financieras son tomadoras de riesgo por naturaleza. En este contexto, aquellas que tienen una cultura de riesgos crean una ventaja competitiva frente a las demás. Asume más conscientemente, se anticipan a los cambios adversos, se protegen o cubren sus posiciones de eventos inesperados y logran experiencia en el manejo de riesgos. Por el contrario, las instituciones que no tienen cultura de riesgos, posiblemente ganen más dinero en el corto plazo pero en el largo plazo convertirán sus riesgos en pérdidas importantes que pueden significar, inclusive, la bancarrota.  


 


Antes las situaciones de riesgos, que muchas de empresas no tienen el conocimiento suficiente en el tema y que afectan tanto en el nivel productivo de la misma como en la dependencia de existencia o cierre de ella, se hablará como cierre de la administración de riesgos.


Son los esfuerzos que se realizan para conservar los activos y poder de ganancias de un negocio. Puesto que la administración de riesgos se ha derivado de la administración de seguros, a menudo los dos términos se utilizan de manera intercambiable. Sin embargo, la administración de riegos tiene un significado mucho más amplio, que abarca riesgos asegurables y no asegurables y que incluyen enfoques no relativos a los seguros para reducir todos los tipos de riesgo. La administración de riesgos  significa tratar de obtener la mayor cantidad posible de seguros por cada cantidad de dinero que se gasta; se preocupa por encontrar las mejores formas posibles de reducir el costo de manejar el riesgo. El seguro es solo uno de varios enfoques para reducir los riesgos puros que se enfrenta una empresa.